Как завести новую трудовую книжку если старая утеряна работодателем или работником

Главное по теме: "Как завести новую трудовую книжку если старая утеряна работодателем или работником" с точки зрения профессионалов. Предлагаем статью с комментариями и выводами.

Как восстановить трудовую книжку работника

Трудовая книжка, как и любой бумажный документ, может быть утеряна или безвозвратно испорчена. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата трудовой книжки, поэтому восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто. Мы изучили все возможные способы и расскажем, как восстановить трудовую книжку при утере.

Процедура регламентирована Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Изначальный документ восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, который будет содержать все или почти все сведения, которые были в оригинале.

Законодательные нормы, которые подскажут, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Возможность восстановления этого важного документа определена правилами его ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Оба этих нормативно-правовых акта являются альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который хочет восстановить стаж. Трудовой кодекс в этом случае никаких рекомендаций не дает.

Неприятности, которые могут произойти с книжкой

Документ с записями о стаже гражданина должен храниться в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно, в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.

Что может случиться с этим документом? Трудовую книжку может:

  • потерять сам работник;
  • потерять отдел кадров организации;
  • потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
  • привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.

Кроме того, документ может быть утерян или испорчен в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством и восстановить ТК в такой ситуации, чаще всего, намного проще, чем в индивидуальном случае.

Действия работодателя при найме нового работника без ТК

На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с заведением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет. Фактически, сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем, для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа.

Если новый сотрудник все же принес трудовую книжку, но она оказалась испорчена и вести ее дальше невозможно, работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенести в него все возможные сведения о работе из старой книжки.

Трудовая книжка утеряна работником

Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако, в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают трудовую на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях гражданин и может совершить утерю или порчу.
Если такая неприятность произошла, человек обязан незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство. Затем он пишет заявление о восстановлении данных и выдаче дубликата. На рассмотрение этого заявления и выдачу дубликата работодателю дается всего 15 дней. Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить это самое заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:

от машиниста 2-го разряда

Антропова Владислава Константиновича

Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей на основании п. 31 Правил

ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,

утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, в установленные сроки

15 сентября 2019 года

Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему можно произвести восстановление и выдать дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:

Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).

Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, в новый документ вносится действующая фамилия и никаких отметок о ее изменении не ставится.

Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.

Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящимся в организации (приказам, распоряжениям и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.

Если же в трудовой книжке, которая была утеряна или испорчена были данные о стаже работы в других организациях, восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов. Правда, если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, он может принять его за подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:

После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.

Читайте так же:  77 статья трудового кодекса при увольнении

Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию. Если трудовая книжка была утеряна в результате чрезвычайной ситуации, работник не обязан писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Если организация, где трудился работник была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, встает закономерный вопрос, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно. Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он может только подтвердить уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных.

Что делать, если потерял трудовую книжку?

Трудовой книжкой является документированное подтверждение того, что на протяжении жизни человек занимался трудовой официальной деятельностью. Документ сопровождает работника с первого места трудоустройства до последнего. В книжку вводят всю информацию касательно проф. деятельности, наград и достижений. Во время нахождения новой работы ее должны потребовать. Также трудовая книжка подтверждает стаж для возможности выхода на пенсионное обеспечение.

Нередки ситуации, когда рабочий документ пропадает по чьей-либо вине. Что же делать, если утеряна трудовая книжка? Главное, не волноваться, так как можно восстановить сведения о стаже. Это займет некоторое время, но полностью вся информация о работнике будет возобновлена.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна, рассказано на картинке:

Что делать, если потерял трудовую книжку?

Потеря трудовой книжки может быть осуществлена любым лицом:

  1. Если книжка потеряна самим работником.
  2. Если утрата произошла по вине работодателя.

При этом не исключены случаи, когда замена документа затрудняется такими нюансами как закрытие юридического лица. Нередко доходит дело до судебных разбирательств.

Что делать при утере трудовой книжки, рассказывается в видео:

[1]

Если потерял книжку сам работник?

Многие трудящиеся думают, что после потери документа можно будет просто начать все с нуля и обзавестись новым. Но не стоит забывать о том, что теряется стаж, а это гарантирует значительное уменьшение пенсии. Если, к примеру, у тридцатилетнего работника будет пустая трудовая книжка при трудоустройстве, это скажется на будущем сотрудничестве. Охотнее возьмут человека, который может показать свои документированные достижения в карьере за все время.

При потере трудовой книжки во время первого рабочего опыта, если есть только одна запись, свидетельствующая об опыте в 3 месяца, можно завести новую, не переживая о стаже. Законодательно не обязываются работники оформлять дубликаты утерянных трудовых документов. Но в статье 65 ТК РФ указано, что при отсутствии у гражданина, который поступает на работу, книжки по причине ее потери, повреждения или другой, работодатель должен после получения письменно оформленного заявления сотрудника с обозначенными аргументированными причинами начать оформление новой документации.

Если был потерян документ, свидетельствующий более чем о 15 годах стажа с наградами, работник может подать заявление о потере руководству по месту последнего трудоустройства. Работодателем выдается для работника дубликат трудового документа не позже 15 рабочих дней с момента подачи прошения. Данный вопрос регулируется Постановлением «О трудовых книжках».

Работник должен подать заявление на имя руководства отдела кадров. В заявлении указывают прошение восстановить документ, описывают причины потери. Помимо заявления подается такая документация:

  • Приказ о том, что лицо было зачислено в штат или уволено из него (при наличии);
  • заверенная у нотариуса копия трудового документа (при наличии);
  • при наличии старые трудовые книжки, договоры с работодателем;
  • ведомости о начислении заработных плат в виде копий при наличии;
  • выписка по пенсионному страхованию.

На картинке образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки:

Если компания небольшая или отношения с руководством положительные, заявление разрешено подать не кадровикам, а работодателю. При сомнениях в работодателе и его правомерных действиях, заявление отправляется через заказное письмо с описанными вложениями и уведомлением о том, что документ вручен. В таком случае можно будет оспорить затягивание сроков выдачи дубликата.

В процессе восстановления записей трудового документа в нее вносятся записи касательно восстановления продолжительности рабочего стажа. Чтобы подтвердить этот стаж, указываются ссылки на соответствующие документы. Но полностью описывать каждый срок работы и наработок не будут. Рабочий стаж описывается суммой с указанием общего количества лет и месяцев без разделения на периоды, а также не будут обозначены должности по каждому рабочему месту.

Справка! Если нет возможности предъявления документов, которые достоверно подтвердят стаж, в дубликате проставляется только информация, подтвержденная документами. С этой целью важно подготовить заверенную у нотариуса копию книжки. Если копию работник не успел сделать, для сохранения стажа нужно обращаться по местам бывших работ для получения выписок из личного архива, копий трудовых соглашений, приказа о получении работы.

Если компания, где работал человек, ликвидирована

В некоторых случаях работник в процессе оформления дубликата сталкивается с проблемой того, что юридическое лицо, где он работал ранее, больше не существует.

На первом этапе необходимо убедиться в том, что работодатель юридически как компания действительно не существует, а не произошла реорганизация с обычной сменой названия или слияние с другим предприятием. Если подтверждено преобразование, то с нового предприятия, которое является правопреемником предыдущего, можно потребовать нужные сведения.

При обнаружении того, что организация больше не действует, обращаются к архивным данным, куда ликвидированное юридическое лицо в обязательном порядке должно сдать свои документы. В архиве могут помочь решить проблему потери книжки. Архивная документация является убедительным аргументом к внесению требуемых сведений в трудовой документ.

Внимание! Если необходимая информация не будет найдена в архиве, владелец книжки должен будет подать исковое заявление в судебную инстанцию для признания факта функционирования данного предприятия. Для этого нужно взять с собой нескольких свидетелей, а лучше бывших коллег.

Если книжка была потеряна работодателем

Если работодатели случайно или по причине несчастного случая на производстве теряют трудовой документ, действия следует выполнить аналогичные тем, что указаны выше.

Единственной разницей является то, что после потери работником трудовой книжки, он должен будет сам обращаться во все инстанции с запросами, чтобы получить искомые сведения. Если виновно в отсутствии документации руководство, то именно представители этой компании-работодателя должны заниматься сбором сведений.

Не исключены ситуации, когда руководство отдела кадров специально не желает предоставлять трудовую книжку сотруднику, с которым были трудовые отношения расторгнуты. Если все факты указывают на это, работник обращается в Трудовую Региональную Инспекцию. Это можно совершить, если подать заявление на официальном сайте органа или заявление приносится непосредственно в государственное учреждение.

Читайте так же:  Статья 125 тк рф. отзыв из отпуска

На картинке – образец жалобы в трудовую инспекцию:

Возможно обращение с исковым заявлением для совершения взыскания средней заработной платы за каждые сутки отсутствия по вине работодателя трудовой книжки. Эта возможность регулируется Трудовым Законодательством России. Также по судебному решению возможно возмещение морального ущерба и финансовых расходов, которые были произведены во время сбора документации по оформлению дубликата трудового документа.

На практике процедура может занять до одного месяца, так как достаточно сложно собрать доказательства нарочного удержания документа.

[3]

Что делать, если директор не отдает трудовую книжку? Посмотрите видео:

Работодатель потерял трудовую книжку работника. Что делать?

В процессе трудовой деятельности работника трудовая книжка всегда находится в распоряжении работодателя. На практике возможны ситуации, когда работодатель потерял трудовую книжку. Что делать в такой ситуации работнику и работодателю? Постараемся дать ответ на этот вопрос для обоих субъектов трудовых правоотношений.

Утрата трудовой книжки работодателем

Трудовая книжка – это важный документ, который содержит сведения о трудовой деятельности и стаже сотрудника.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

  • в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Работодатель ведет указанный документ на всех сотрудников, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Работник, имеющий трудовую книжку, обязан отдать ее своему работодателю при трудоустройстве (статья 65 Трудового кодекса РФ).

Если работник трудоустроился впервые, работодатель заводит на него трудовую книжку (статья 66 Трудового кодекса РФ).

Увольнение работника в обязательном порядке сопровождается выдачей работнику трудовой книжки на руки (статья 84.1 Трудового кодекса РФ).

Утрата трудовой книжки влечет обязанность работодателя оформить новую трудовую книжку на основании соответствующего заявления работника (статья 65 Трудового кодекса РФ).

Штраф за утрату трудовой книжки работодателем

Необходимо помнить, что на основании пункта 45 Правил работодатель (или уполномоченное им лицо) несет ответственность за хранение трудовых книжек. Нарушение Правил (в т.ч., если работодатель потерял трудовую книжку) влечет ответственность.

Важным является тот факт, что Правила, устанавливая указанную ответственность, четко не регулируют случаи утраты одного такого документа.

В частности, из пункта 34 Правил следует, что если работодатель потерял трудовые книжки массово по причине различных ЧС (пожары, наводнения, ураганы, массовые бунты и т.п.), то информация о стаже работников восстанавливается специальной комиссией в субъекте РФ.

Пункт 31 Правил регулирует ситуацию, когда работник утратил трудовую книжку. В этом случае ему выдается дубликат.

В случае же, если работодатель потерял трудовую книжку работника, то последнему также надлежит направить работодателю заявление с просьбой о выдаче дубликата трудовой книжки, т.к. иной порядок законом не предусмотрен.

Основной негативный момент заключается в том, что для оформления дубликата работнику необходимо каким-то образом подтвердить свой стаж и периоды трудовой деятельности до момента трудоустройства к работодателю, который потерял трудовую книжку работника. Вопрос, что делать в этом случае, напрямую законодательством не урегулирован.

Видео (кликните для воспроизведения).

Трудовое законодательство (в данном случае Трудовой кодекс РФ, Правила, Инструкция) не предусматривает конкретного списка документов, которые могли бы подтверждать стаж работы, предшествующий трудоустройству к последнему работодателю.

В качестве таких документов, к примеру, можно учитывать трудовые договоры, заключенные с предыдущими работодателями, справку от таких работодателей о стаже работника, выписку из индивидуального лицевого счета застрахованного лица по форме СЗИ-5 и т.п.

На основании пункта 7.2 Инструкции, если изготовителем дубликата для установления стажа работника запрашивались оригиналы документов у других работодателей, то после копирования их надлежит вернуть. Содействие работнику в получении документов для восстановления сведений о стаже является обязанностью, а не правом работодателя.

Следует помнить, что согласно пункту 32 Правил, если в документах, подтверждающих стаж, отсутствует полная информация о трудовой деятельности в прошлом, то в дубликат трудовой книжки записывается только информация, которая есть в этих документах.

Согласно пункту 35 Порядка несвоевременная выдача уволенному работнику трудовой книжки по вине работодателя (в т.ч. в случае утраты трудовой книжки работодателем) повлечет для последнего необходимость выплаты работнику не полученного за весь срок задержки заработка. Датой же прекращения трудового договора будет признан день, когда работодатель обеспечит получение работником трудовой книжки.

Аналогичное положение содержится в статье 234 Трудового кодекса РФ.

Следовательно, если работник уволен без трудовой книжки, ему следует обратиться в суд с требованием о взыскании неполученного заработка.

Кроме этого, работодателю следует не забывать об административной ответственности за нарушение трудового законодательства, установленной частью 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Как завести новую трудовую книжку если старая утеряна работодателем или работником

Директор ООО может возложить обязанности по работе с трудовой книжкой и ведению кадрового делопроизводства на одного из сотрудников, который и будет ставить подпись. Если же у него нет сотрудников, он один, то и занимается этим вопросом сам.

В таком случае мотивировать отказ в приеме на работу, не нарушив при этом ст. 64 ТК РФ, можно по следующим основаниям: — отсутствие требуемого стажа работы по специальности, подтвержденного трудовой книжкой, за исключением времени работы у работодателя — физического лица, поскольку в этом случае подтверждающим документом является письменный трудовой договор, зарегистрированный в соответствующем органе местного самоуправления (ч. 3 ст. 303, ст.
Утрата или порча документов всегда доставляет неприятности. Некоторые из них восстанавливаются сравнительно просто и быстро, а другие напротив. Многие из нас даже не имеют понятия что делать, если потерял трудовую книжку. Как быть в этой ситуации? Каким образом восстанавливается трудовая книжка: самостоятельно либо через работодателя?

Оформление пенсии при наличии двух трудовых книжек

В частности работодателю надлежит вести трудовые книжки своих работников. Эта норма применима как к гражданам России, так и к работающим на российской территории иностранцам.
Если утерянный документ впоследствии будет найден, его придется принять и продолжить его ведение. Второй экземпляр необходимо будет уничтожить.
Сложнее со стажем. Нет ну если вы получали «белую» заработную плату, были устроены по всем полагающимся Законом правилам, то данные о вашем стаже и пенсионных выплатах, все равно останутся в Пенсионном фонде Российской Федерации. Ну а если вы получали «серую» зарплату и не работали а «колымили» без трудоустройства, так вам этот стаж так и так не засчитают в заслуги.
При наличии у работника документов, подтверждающих факт своей трудовой деятельности в других организациях, записи в дубликате делаются на основании этих документов.

У меня отец потерял ТК. Сказали через суд можно восстановить. Раньше он в ауле работал, оттуда только справку дали на казахском языке, то что он действительно работал. Сейчас живем в городе Байконур. Здесь он в 2-х местах работал, и они сказали, чтобы мы писали заявление на имя директора где он раньше работал о выдачи справки. Ее могу найти примерный образец((((( если соберу все справки где он работал, что мне дальше делать? Куда обратиться? Принято считать, что основной документ о стаже может быть у работника в единственном экземпляре на протяжении всей его деятельности. Но случаются исключения из этого правила. Из статьи вы узнаете, можно ли завести новую трудовую книжку.

Читайте так же:  Особенности маневрирования грузовых автомобилей и автобусов

По необходимости, работнику выдается копия документа или оригинал под роспись. Иные причины Утрата трудовой книжки возможна по иным причинам — кража, воздействие посторонних факторов, независящих от работодателя и работника (к ним относятся стихийные бедствия, пожар, противоправные действия третьих лиц и т.д.) В этом случае ответственность за восстановление ложится на сторону, у кого находился документ.

Можно завести новую трудовую книжку. Просто покупаете и все. Вас принимают на работу. Ваш опыт, собственно, никуда не денется.

Также можно отправить его заказным письмом по почте с уведомлением. Процедура занимает около 2 недель. Процесс восстановления книжки через госархив происходит дольше. Для этого нужно направить письменный запрос в местное отделение государственного архива. Самым долгим способом восстановления трудовой книжки является обращение в суд. В процессе рассмотрения дела бывшим работодателям направляются запросы. Когда предприятие ликвидировано или проверить подлинность информации не удается, используются показания свидетелей. Работодатель потерял трудовую книжку: что делать? Потерять трудовую книжку организация может по многим причинам. Что же делать, если утрата документа произошла по независящим от работодателя обстоятельствам, к примеру, во время природного катаклизма.

В общем кручиниться не стоит. Покупайте новую и устраивайтесь на работу. Но лучше как пологается — по Трудовому договору и с отчислениями в пенсионный фонд.

На практике при оформлении дубликата трудовой книжки наибольшие проблемы возникают с установлением периодов работы, профессии (должности) работников у бывших работодателей, особенно при частой смене места работы и истечении значительного времени после увольнения.

Не все знают, с какого возраста можно завести трудовую книжку. Она оформляется с момента, когда гражданин начинает официально работать. Как правило, на работу принимаются люди, достигшие возраста 16 лет.

Основные функции трудовой книжки

Этот документ содержит как биографические данные физического лица, так и информацию о предыдущих работодателях, период трудоустройства и причины увольнения. Довольно часто возникают ситуации, когда новый сотрудник не может предоставить трудовую книжку по причине ее утраты. Если потерял трудовую книжку, что делать?

Неоднократно законодательство менялось. Периодически возникали проблемы, связанные с ведением, учетом и хранением трудовых книжек. Трудовая книжка это главный документ, доказывающий факт сотрудничества работника и работодателя. Документ указывает на все изменения, связанные с рабочей деятельностью.

Как быть с вычетами при наличии двух трудовых?

Даже работодатели не застрахованы от утери трудовых книжек своих сотрудников. Если работодатель потерял трудовую книжку, что делать работнику? Однозначно книжку необходимо восстанавливать, но заниматься этим вопросом будет уже непосредственно работодатель. При этом организация берет на себя ответственность только в случаях, когда работник числился в штате на момент утраты документа. Также по требованию сотрудников может быть выдана копия или оригинал книжки под расписку.

Кто должен заполнить пункт «подпись лица ответственного за ведение трудовых книжек» ? если я являюсь работником ООО?

Нет особых сложностей с выдачей дубликата, если сотрудник до поступления к работодателю, который потерял его трудовую книжку, нигде не работал.

Работник Марков М.И. Тот факт, что теперь сотрудник может прийти устраиваться на работу и без трудовой книжки, заявив, что он ее потерял, может быть на руку недобросовестным работникам, уволенным за прогулы, пьянство и прочие нарушения трудовой дисциплины, поскольку отследить эти моменты без трудовой книжки становится практически невозможно.

Иногда в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, стихийного бедствия и т.п.) происходит массовая утрата трудовых книжек работников. В таких случаях дубликаты трудовых книжек оформляются работодателем на основании акта специальной комиссии по установлению стажа, которая создается органами власти субъектов РФ. Эта комиссия устанавливает факты и периоды работы, сведения о профессии (должности) работников у данного работодателя по имеющимся у работодателя и работников документам (по приказам о приеме на работу, по трудовым договорам, по копиям трудовых книжек или выпискам из них), а при отсутствии документов — на основании показаний двух и более свидетелей.

Можно устроится на новую работу и завести новую книжку. С этим проблем нет. Проблемы будут, когда будете оформлять пенсию и считать свой рабочий стаж, собирать справки о доходах.

Большинство трудоустроенных граждан наивно полагают, что при утрате книжки можно купить новую и передать ее в отдел кадров. Однако такие действия могут привести к потере стажа, что может оказать влияние на принятие решения работодателем о приеме нового сотрудника в штат. Вопрос о восстановлении документа важен и для лиц с минимальным стажем.
Что делать при утрате трудовой книжки в России в 2019 году? Официальное трудоустройство предполагает ряд обязанностей для сторон.

Чем грозит наличие двух трудовых книжек

В ситуациях, когда трудовая книжка выдается работникам на руки, он несет непосредственную ответственность за ее сохранность. При этом утрата книжки может быть случайной, так и преднамеренной (к примеру, при увольнении по статье). Если работник потерял трудовую книжку, что делать? В любом случае необходимо ее восстанавливать либо заводить новую. С этого времени у любого трудящегося гражданина должна иметься трудовая книжка. Уже на тот момент система ведения документа мало отличалась от ныне существующей.

Единственно законный способ завести второй бланк — это написать заявление работодателю об утрате первого экземпляра.

Можно ли завести вторую трудовую книжку

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).
Часто граждане интересуются, где завести трудовую книжку? Это можно сделать при первом трудоустройстве. Работодатель обязан оформить сотруднику данный документ при его фактическом отсутствии. Как правило он обращается к работодателю с заявлением.

Очень просто. Устраиваетесь на работу вахтой и сразу говорите «Мне без трудовой». Только вещи не забудьте, и вселяйтесь. В таких местах любят предприимчивых, активных и не требовательных людей, которые сразу же могут приступить к работе. Является автором работ по трудовому законодательству, опубликованных в специализированных журналах. Наталья отвечает на все ваши вопросы на нашей площадке и дает консультации по юридическим проблемам, связанными с работой.

Как устроиться на работу если потеряна трудовая книжка?

Если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.

Пенсионный Фонд РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж.

[2]

Проблем с новым трудоустройством после потери трудовой книжки возникнуть не должно — они свободно продаются и на новом месте работы просто начнут заполнять ее с начала. Это как вариант.

Читайте так же:  Как сделать себя банкротом оформление заявления и пакет документов

Другой вариант — восстановить трудовую книжку у последнего работодателя, где она была зафиксирована: выдадут дубликат.

Если же Вас интересует не сама трудовая, а стаж, зафиксированный в ней, и учитываемый при назначении пенсии, то все данные такого плана (начиная, по-моему, с 1997 года) есть в Пенсионном фонде, а вот для подтверждения стажа за более ранние сроки придется обращаться в те организации, где работали и брать соответствующие справки.

Это все, конечно, если работа была официальной. Хотя, для работающих неофициально, потеря трудовой не имела бы никакого значения.

Трудовая книжка: начать сначала

К сожалению, многие HR-менеджеры считают работу своих коллег, инспекторов по кадрам, рутинной и скучной. С одной стороны, это объяснимо — они определяют кадровую политику предприятия, а это чрезвычайно высокий уровень ответственности и совершенно другой масштаб задач. С другой стороны, в кадровой работе, какого бы масштаба она ни была, не бывает мелочей. Неоформление, недооформление или неправильное оформление кадровых процедур приводит к серьезным юридическим последствиям и не менее серьезным материальным затратам.

В идеале служба управления персоналом должна находиться в постоянном контакте с работниками, оказывать методическую и консультационную помощь, моральную поддержку. А для этого необходимо хотя бы представлять масштабы бедствия. В реальной жизни проблемы, которые работодатель и работник создают друг другу из-за незнания обеими сторонами действующего законодательства, неисчислимы.

Ключ — на старт!
Возможность отмены трудовых книжек обсуждается уже довольно давно. В ходе дискуссии у этой идеи появились как противники, так и горячие сторонники.

Конечно, количество бумажной волокиты уменьшится, да и работники перестанут разыскивать нерадивых работодателей, исчезнувших «в никуда» вместе с трудовыми книжками, а вплотную займутся поиском подходящей работы и проблемами трудоустройства. Но.

«Впереди паровоза…»
Пока проблема обсуждается, некоторые специалисты уже действуют.

Не подходит и при проверке не пройдет! Подобного рода действия регламентируются законодательством. Вот дождемся Федерального закона с новыми поправками в Трудовой кодекс, Постановления правительства, Минздравсоцразвития, тогда и отменим. Напоминаем, что при оформлении загранпаспорта по-прежнему требуют выписку из трудовой книжки, заверенную по месту работы в установленном законом порядке. Так что, освобождая себя и работника от одних проблем, не стоит создавать массу других.

Итак, на сегодняшний день трудовые книжки существуют и в обязательном порядке ведутся работодателем на работников, принятых на основании трудового договора по основному месту работы. И не ведутся на совместителей и сотрудников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам. Работодатель-физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем и нанимающий работника для оказания личных услуг, например, няню для ребенка, горничную в загородный дом и т.п., трудовых книжек также не ведет, но это совершенно не значит, что работник теряет стаж. Просто он подтверждается не трудовой книжкой, а другими документами.

Основные аспекты работы с трудовыми книжками регламентированы Трудовым кодексом Российской Федерации (Ст. 65, 66, 84.1). Порядок оформления трудовой книжки, ее ведения, регистрации и выдачи работнику на руки при увольнении подробно изложен в Постановлении Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» (Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) и Постановлении Минтруда России от № 69 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Постановления, естественно, применяются с учетом Поправок в Трудовой кодекс (действуют с 6 октября 2006 года).

Но довольно часты случаи, когда работник заявляет, что трудовая книжка отсутствует. Причины отсутствия бывают разные, но это…

Не повод отказывать в приеме на работу
Трудовая книжка указана в Статье 65 Трудового кодекса как документ, предъявляемый работником работодателю при поступлении на работу и заключении трудового договора. Там же оговорены случаи, когда работник не предъявляет трудовую книжку, а работодатель не может ее потребовать: «…когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства». На практике у совместителей часто просят принести справку с основного места работы или копию трудовой книжки.

Некоторые же из кадровиков «старой школы», имеющие абсолютную поддержку своего руководства, занимают категоричную, но не вполне законную позицию: «Ему 50 лет, книжки нет и внятно объяснить, где она, не может. Откуда я знаю, какой он специалист, где работал? Может, вообще алкоголик или прогульщик. С ним потом замучаешься. Отказываем под благовидным предлогом». Обращаем особое внимание: этими действиями закон нарушали и до 6 октября, а после введения Поправок в Трудовой кодекс — нарушают особенно часто.

Если работник отказывается предъявить трудовую книжку в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, это не является основанием для отказа в приеме на работу. И никогда не являлось. До 6 октября 2006 года (дата введения в действие поправок в Трудовой кодекс) работник направлялся по последнему месту работы с просьбой о выдаче дубликата. Сейчас последняя часть уже упоминавшейся 65-ой Статьи Трудового Кодекса обязывает работодателя, принимающего такого работника на работу, «по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку». Именно новую трудовую книжку, по той же схеме, по которой она заводится работникам, впервые в своей трудовой биографии поступающим на работу на основании трудовых отношений по основному месту работы.

Важно не путать новую трудовую книжку с дубликатом. Работник не работал у этого работодателя ни одного дня, и для выдачи дубликата нет не только оснований, но и достаточного объема информации: сведений о стаже и предыдущих местах работы.

Итак, работнику заводится новая трудовая книжка, и появляется первая и весьма серьезная проблема: штат небольшой, главный бухгалтер, у которого своей работы хватает, совмещает работу кадровика со своими прямыми обязанностями. Возникает ситуация: «Нужен чистый бланк трудовой книжки. Вот пусть работник пойдет и купит». И работник покупает.

Когда на семинаре я говорю, что бланки трудовой книжки — это бланки строгой отчетности и физическим лицам никогда не продавались, не продаются и продаваться не будут, это вызывает бурю неподдельных эмоций: «Неправда! Они продаются на каждом углу и в каждом газетном киоске. У нас работники сами покупают и приносят».

Как приобрести головную боль
Что и где покупают работники, не знающие законодательной и нормативной базы, обсуждать бесполезно. А вот кадровикам, которые таким образом оптимизируют свои временные и трудозатраты, заметим, что это явное нарушение закона — посылать работника за бланком трудовой книжки. Он купить его не может и, главное, — покупать не должен.

Читайте так же:  Обновление положения о гибдд с 15 сентября

Пункт 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (Постановление Правительства России № 225 от 16.04. 2003 ) гласит: «Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее». Далее стоит обратить внимание на приказ Минфина России № 117н от 22.12.2003, в котором указано, что бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением «Гознак» Министерства финансов России. И там же: «Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты». Определить «на глазок», соответствует ли степень защиты бланка, приобретенного работником непонятно где, требованиям «Гознака», невозможно. Проведение экспертизы по каждому такому бланку силами кадровой службы с привлечением криминалистов — это из области фантастики.

«Гознак», как изготовитель, устанавливает требования и к распространителям. В свою очередь, на практике распространитель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) вправе потребовать и требует от представителя работодателя, приобретающего бланки, письмо-доверенность. Оно составляется на бланке организации с указанием ее реквизитов: юридического адреса, ИНН, кодов по ОГРН и ОКПО (эту информацию можно получить в бухгалтерии). Затем указываются обычные реквизиты доверенности: фамилия, имя, отчество физического лица, которому доверено приобретение бланков, его паспортные данные, образец подписи и, конечно, сколько и каких бланков (трудовой книжки иили) вкладыша) требуется. Подписи руководителя и главного бухгалтера, а также печать организации обязательны.

После оформления покупки представитель организации-распространителя, как правило, выдает накладную или другой товарный документ, в котором указано не только что и на какую сумму было приобретено, но также серии и номера всех приобретенных бланков. Есть организации, которые опускают часть этой процедуры, например, не требуют письмо-доверенность, но накладные с указанием серий и номер бланков выдают. Замечу, если процедура продажи бланков строгой отчетности упрощена до простейшего обмена «деньги-товар», есть смысл подумать, прежде чем совершать покупку.

Однако приобретением бланков проблемы не ограничиваются. И вопросы, возникающие у специалистов, не заканчиваются, потому что предстоит начать

С чистого листа
Новая трудовая книжка оформляется работникам, поступающим на работу впервые «…в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу» (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

Обратите внимание на то, что кадровые специалисты, имеющие многолетний опыт работы, в этом случае также оформляют трудовую книжку только по заявлению работника, в котором указывается, что человек поступает на работу на основании трудовых отношений и по основному месту работы впервые. Также на практике довольно часто трудовая книжка оформляется в отсутствие работника, «чтобы максимально сосредоточиться, не ошибиться и не списывать потом испорченный бланк. А то он денег стоит». Начинающие кадровики опускают этот важный момент, а зря. И хотя работники редко заостряют внимание на этом моменте (для них главное, что книжку завели), кадровым службам следует придерживаться законодательной нормы.

Дело в том, что при заполнении титульного листа могут возникнуть проблемы, которые именно работник поможет разрешить. Хрестоматийный пример: имена «Мария — Марья», «Наталия — Наталья», «Марьяна — Марианна». Об отчествах, фамилиях и незаслуженно забытой букве «ё» можно написать отдельное филологическое исследование.

В процессе заполнения можно обнаружить, что Ф.И.О. в паспорте не вполне совпадает с теми же данными в документе об образовании, и вот тут уже документоведческого исследования не избежать. Возникает вопрос, а что написано в других документах и не стоит ли работнику сходить в паспортный стол, все уточнить и выяснить, какой документ придется менять?

Высокая цена печати
В последнее время довольно часто в трудовых книжках образца 70-х годов встречается отсутствие печати на титуле. Восстановить ее, если спохватились спустя несколько лет и после смены нескольких работодателей, не просто сложно, а практически невозможно по многим причинам.

Работодатель может находиться в месте, удаленном от нового места жительства и новой работы, переименоваться и уничтожить старые печати, вообще «самоликвидироваться» вместе с документами, подтверждающими трудовой стаж работника.

А инспектор пенсионного фонда при оформлении пенсии может потребовать подтверждения документами всего стажа, внесенного в трудовую книжку. Если нарушена законодательная норма — трудовая книжка признана недействительной — начинается «хождение по мукам»: либо обход всех работодателей, накопившихся за время трудовой деятельности (весьма бурной у некоторых работников), либо вояж по судам. Вопрос, что лучше, остается на усмотрение пользователя.

Так что вешайте памятные записки, вписывайте в ежедневники, завязывайте узелки на носовых платках, уважаемые кадровые специалисты. Делайте все возможное и невозможное, чтобы не забыть эту печать на титуле слева. Ваша забывчивость обернется потерянными нервами, временем, здоровьем ваших работников, а спустя годы они будут вспоминать вас с чувством особой «благодарности».

А был ли стаж?
Еще одна проблема при оформлении «первой» трудовой книжки — какой должна быть первая запись раздела «Сведения о работе». Раньше без указания даты и номера в третьей графе раздела писали: «До поступления (наименование организации — первого работодателя) трудового стажа не имел (не имела)». Для внесения этой записи работника направляли в паспортный стол по месту жительства, и паспортистка выдавала ему соответствующую справку. Сегодня паспортные столы крупных городов таких справок не выдают. На наш взгляд, следует согласиться со специалистами, которые считают, что внесение такой записи нецелесообразно, так как для нее нет документально подтвержденных оснований.

Видео (кликните для воспроизведения).

Далее трудовая книжка будет заполняться годами до ухода работника на заслуженный отдых либо законодательно закрепленной отмены этого документа. Работник будет переходить с ней от одного работодателя к другому и однажды придет в отделение Пенсионного фонда. И всякий раз этот документ на своем языке будет «рассказывать» не только о профессиональном уровне своего владельца, но и о тех, кто оформлял, вел и хранил его в эти годы. Так что постарайтесь оставить о себе добрую память!

Источники


  1. Жмудь, Л. Я. Зарождение истории науки в античности / Л.Я. Жмудь. — М.: Издательство Русского Христианского Гуманитарного Института, 2017. — 424 c.

  2. Миронов Иван Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн; Книжный мир — М., 2015. — 672 c.

  3. Ивин, А.А. Логика для юристов; М.: Гардарики, 2011. — 288 c.
  4. Королев, А. Н. Комментарий к Федеральному закону от 26 декабря 2008 года №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» / А.Н. Королев, О.В. Плешакова. — М.: Деловой двор, 2009. — 160 c.
  5. Мельниченко Р. Г. Адвокатская деятельность. Универсальные правила успеха; Центрполиграф — М., 2013. — 216 c.
Как завести новую трудовую книжку если старая утеряна работодателем или работником
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here