Учет и взыскание недостачи товара и денег

Главное по теме: "Учет и взыскание недостачи товара и денег" с точки зрения профессионалов. Предлагаем статью с комментариями и выводами.

По какой цене товара нужно удерживать недостачу?

По какой цене работодатель должен высчитывать недостачу товаров в аптеке после ревизии? по закупочной(себестоимости),среднерыночной или по розничной цене в данной торговой точке? Буду очень признательна за ответ!

Вопрос относится к городу Ростов-на-дону и пригород

По фактической себестоимости.

Статья 238. Материальная ответственность работника за ущерб, причиненный работодателю

[Трудовой кодекс РФ] [Глава 39] [Статья 238]

Работник обязан возместить работодателю причиненный ему ПРЯМОЙ действительный ущерб. Неполученные доходы (УПУЩЕННАЯ ВЫГОДА) взысканию с работника не подлежат.

Приказ Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов»

29. По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

б) суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно. В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов учета запасов — в части договорной (учетной) цены запаса и дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета «Отклонение в стоимости материалов», при использовании в учетной политике организации счетов заготовления и приобретения материалов или соответствующего субсчета к счетам учета запасов в части доли транспортно-заготовительных расходов.

Учет недостач и потерь от порчи ценностей

Недостачи и потери от порчи ценностей должны быть учтены и списаны. Списание производится за счет расходов или удержания средств с виноватых лиц. Сбор сведений о потерях осуществляется на счете 94. Он предполагает стандартные корреспонденции.

Что собой представляет недостача

Недостача представляет собой несоответствие между учетными и реальными значениями. К примеру, согласно учетному регистру у предприятия есть 100 единиц оборудования, но при инвентаризации обнаружено только 95 единиц. Недостачи образуются по следующим причинам:

  • Воровство.
  • Естественная убыль (к примеру, истечение срока годности).
  • Ошибки учета.
  • ЧП (к примеру, аварии, стихийные бедствия).
  • Злоупотребления со стороны материально ответственных лиц.
  • Ошибки при приемке и отпуске ТМЦ.

К СВЕДЕНИЮ! Счет 94 обобщает также сведения о порче ТМЦ.

Типичные проводки

Счет 94 предполагает следующие типичные проводки:

В приведенном выше списке счет 94 был дебетовым. Рассмотрим случаи, когда он является кредитовым:

  • ДТ08/3 КТ94. Списание недостачи ТМЦ, которые находились на складе и предназначались для стройки. Предполагается, что размер недостачи будет находиться в пределах естественной убыли.
  • ДТ20 КТ94. Недостачи ТМЦ в рамках норм ЕУ учтены в структуре трат главного производства.
  • ДТ23 КТ94. Учет недостач в структуре трат дополнительного производства.
  • ДТ25 КТ94. Учет в структуре общепроизводственных трат.
  • ДТ26 КТ94. Учет в структуре общехозяйственных трат.
  • ДТ29 КТ94. Учет в структуре трат обслуживающего производства.
  • ДТ44 КТ94. Учет в структуре трат на реализацию.
  • ДТ70 КТ94. Недостача, превышающая нормы ЕУ, удержана из зарплаты.
  • ДТ73/2 КТ94. Недостача, превышающая нормы ЕУ, списана за счет виновного.
  • ДТ91/2 КТ94. Включение недостачи сверх норм ЕУ в структуру прочих трат.

Последняя проводка используется в том случае, если взыскать сумму ущерба невозможно. К примеру, запись актуальна в тех случаях, когда виновные не обнаружены или суд отказал в праве на взыскание.

Особенности учета недостач и потерь

При отражении недостач и ущерба нужно учитывать ряд правил.

Отражение недостач

Фиксировать недостачи можно только тогда, когда они обнаружены:

  • при осуществлении инвентаризации;
  • при получении объектов в объемах, ограниченных соглашением о поставке.

На ДТ счета недостача фиксируется по следующим суммам:

  • Реальная себестоимость, если ценности не подлежат восстановлению или их вовсе нет.
  • Остаточная стоимость, если вопрос касается основных средств, вышедших из строя или отсутствующих.
  • Реальные убытки, если произошла частичная порча.

То есть сумма учета определяется в зависимости от конкретных обстоятельств.

Списание выполняется на КТ счета 94. В процессе происходит их включение в структуру расходов. Они могут списываться на прочие расходы. В этом случае выполняется эта проводка: ДТ91/2 КТ94. Запись актуальна тогда, когда сумма потерь превышает нормы естественной прибыли. В том случае, если обнаружено лицо, виновное в нанесении ущерба, происходит взыскание. При этом актуальна такая проводка: ДТ73/2 КТ94. Если обнаружена недостача в границах ЕУ, производится списание за счет себестоимости. Используемая запись: ДТ20, 44 КТ94.

Если недостача обнаружена при приемке ТМЦ, имеет смысл действовать на основании положений соглашения. В соглашении, как правило, прописываются максимальные размеры недостач. Если потери допущены в пределах этих величин, они отражаются на счете 94. Если же размер недостач вышел за допустимые рамки, используется счет 76.

Иногда потери обнаруживаются через длительное время после фактического происшествия, при котором произошло повреждение или недостача. Предполагается, что факт потери не был зафиксирован в ранее проводимых инвентаризациях. Если виновник происшествия найден и сумма ущерба взыскивается с него, выполняется эта запись: ДТ94 КТ98/3. После того как виновное лицо выплатило компенсацию, происходит списание на прочие расходы. Если же лицо отрицает свою вину и не желает компенсировать ущерб, до судебного постановления записи по счету 94 не выполняются. Если произошла порча в результате ЧП, актуальна эта запись: ДТ99 КТ94.

ВАЖНО! Если производится списание сворованных ценностей, НДС по ним, принятый к вычету, восстанавливается.

Как определить норму естественной убыли

Расчет норм ЕУ зависит от конкретных обстоятельств. Если нужно найти нормы при транспортировке ТМЦ, требуется принимать в учет стоимость каждого продукта или совокупную массу ценностей. Ущерб выявляется при приемке. Он должен обязательно найти свое отражение в бумагах. В частности, для фиксации используется сопроводительная документация, соответствующие акты.

Если нужно найти нормы ЕУ при хранении и продаже ценностей, используется эта формула:

В ней фигурируют следующие значения:

  • Т – объем или стоимость ценностей.
  • Ну – норма убыли, принятая на законодательном уровне.

ВНИМАНИЕ! Для каждой ТМЦ норма убыли будет своей. Для ее определения нужно воспользоваться классификаторами.

К СВЕДЕНИЮ! Для нахождения норм ЕУ при хранении ценностей нужно определить сначала нормы по остаткам, поступлениям и выбытиям в периоды между инвентаризациями.

Имеет ли право работодатель взыскать с сотрудника сумму недостачи по продажной стоимости товара или недостача должна быть взыскана только по себестоимости?

После проведения ежемесячной ревизии в баре гостиницы обнаружилась недостача. С барменами заключен договор о коллективной материальной ответственности. Имеет ли право работодатель взыскать с них сумму недостачи по продажной стоимости или недостача должна быть взыскана только по себестоимости закупаемого товара?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Читайте так же:  Налоговый вычет сколько раз можно получить финансовую компенсацию

Недостача с барменов может быть взыскана в размере рыночной стоимости утраченного товара, но не ниже себестоимости товара, определяемой по данным бухгалтерского учета (цена закупки плюс транспортно-заготовительные расходы). При этом обязанность доказывания размера ущерба возложена на работодателя.

Взыскание с работников дополнительно торговой наценки, установленной в данной организации, действующим законодательством не допускается.

Обоснование вывода:

Сторона трудового договора, причинившая ущерб другой стороне, возмещает этот ущерб в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (ст. 232 ТК РФ).

Трудовым договором или заключаемыми в письменной форме соглашениями, прилагаемыми к нему, может конкретизироваться материальная ответственность сторон этого договора. При этом договорная ответственность работника перед работодателем не может быть выше, чем это предусмотрено законодательством (часть вторая ст. 232 ТК РФ).

В соответствии со ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

Таким образом, недостача имущественных ценностей относится к прямому действительному ущербу (смотрите также письмо Федеральной службы по труду и занятости от 19.10.2006 N 1746-6-1).

Определению размера причиненного ущерба посвящена ст. 246 ТК РФ. Согласно указанной норме размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

В бухгалтерском учете товары, приобретенные организацией для продажи, оцениваются по стоимости их приобретения. Организации, осуществляющей розничную торговлю, разрешается производить оценку приобретенных товаров по продажной стоимости с отдельным учетом наценок (скидок) (п. 13 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»).

В то же время согласно п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, суммы недостач списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.

Таким образом, по какой бы стоимости ни учитывались товары в бухгалтерском учете для целей реализации (по цене приобретения или по продажной стоимости), недостачи товаров в бухгалтерском учете оцениваются только по фактической себестоимости.

Кроме того, торговая наценка на товар, который был утрачен, по своей сути, является доходом, не полученным работодателем, то есть упущенной выгодой, которая, как мы уже выяснили, не подлежит взысканию с работника.

Следовательно, стоимостью товара по данным бухгалтерского учета, которая отражает именно фактические потери работодателя, должна признаваться подлежащая списанию сумма недостачи, то есть фактическая себестоимость такого товара.

Себестоимость товаров, определенная по данным бухгалтерского учета, является лишь нижней границей размера ущерба, который работодатель вправе взыскать с виновного работника. Статья 246 ТК РФ позволяет взыскать с работника ущерб исходя из рыночных цен утраченного товара, действующих в данной местности на день причинения ущерба.

Однако трудовое законодательство не устанавливает, как определять рыночную стоимость утраченного имущества в целях определения размера подлежащего взысканию с работника материального ущерба.

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» (далее — постановление Пленума) также не помогает определиться с ответом на этот вопрос.

Считаем возможным воспользоваться определением рыночной стоимости, которое приведено в Федеральном законе от 29.07.1998 N 135-ФЗ «Об оценочной деятельности в Российской Федерации». Согласно ст. 3 указанного закона под рыночной стоимостью объекта оценки понимается наиболее вероятная цена, по которой данный объект оценки может быть отчужден на открытом рынке в условиях конкуренции, когда стороны сделки действуют разумно, располагая всей необходимой информацией.

Такая стоимость может быть определена по данным средств массовой информации (Интернет, газеты, рекламные каталоги), органов статистики, организаций-изготовителей. Рыночная цена может быть определена также профессиональным оценщиком.

Обратите внимание, что рыночную цену нужно определять на день причинения ущерба, а не на день его взыскания. В п. 13 постановления Пленума суд указал, что если невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения.

Также заметим, что обязанность по доказыванию размера рыночной стоимости возлагается в данном случае на работодателя (п. 4 постановления Пленума). В случае возникновения судебного спора между работником и работодателем окончательно вопрос о цене будет решен судом на основании представленных сторонами доказательств.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Карасевич Любовь

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кикинская Анна

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Недостача при инвентаризации

Возникновение недостачи зачастую крайне неприятно как для работодателя, так и для сотрудников, и иногда ведёт к порче отношений. Ведь нередко работодатель грешит на работников, и иногда предпринимает решительные меры.

Определение недостачи

Изменяется недостача как разница в реальной стоимости товара, и той, которую он должен суммарно иметь по бухгалтерским книгам. На деле же причины, по которым возникает недостача товара, могут оказаться разными. Когда необходимо проведение и оформление инвентаризации, чтобы зафиксировать недостачу?

Причины образования

Причины, из-за которых возникает недостача, многообразны, но понятно, что её источником становится потеря товара на одном из этапов. Все эти потери делятся на две категории: естественные и обусловленные человеческим фактором.

Естественные потери

Сюда входят те потери, которых практически невозможно избежать, по крайней мере, без дополнительных затрат. Причинами для таких потерь становятся:

  • Транспортировка и хранение товара – потери возникают из-за усушки, выветривания, раскрошки во время продажи, утечки и так далее. Для всех видов товара, подверженного такого рода потерям, следует устанавливать нормы естественной убыли, меняющиеся в зависимости от периода года (зимний и летний), а также способов транспортировки и хранения.
  • Скидки и акции – иногда возникает накладка с их отражением в отчётах, в результате чего возникает «недостача», устраняющаяся при внимательной проверке.
  • Логистические проблемы – потери при транспортировке могут оказаться выше обычных из-за того, что не соблюдаются её нормы, поскольку для обеспечения этого не выделено оборудования или средств. Также могут сказываться недостаточные объёмы складских помещений, проблемы с работой холодильного оборудования, расходные материалы низкого качества, необорудованные зоны приёмки и тому подобное – чаще всего такого рода факторы возникают из-за экономии со стороны владельца магазина, но иногда даже при достаточном расходе средств на обеспечение логистики случаются накладки. Это приводит к повышению потерь по сравнению с расчётными за счёт порчи товара, в результате чего возникает недостача.
Читайте так же:  Продажа автомобиля со штрафстоянки

Человеческий фактор

Отметим, что хотя эта категория гораздо обширнее, но вовсе не всегда виноваты именно сотрудники магазина – это могут быть и другие лица. Но сначала рассмотрим именно те потери, которые возникают по вине работников:

Инвентаризация

Порядок проведения

Иногда недостача выявляется при плановой проверке, в иных случаях, наоборот, её проводят для проверки, есть ли недостача. Первым шагом для проведения становится создание инвентаризационной комиссии. Именно она проводит проверку, после чего нужно составить опись и оформить результаты. Стандартный порядок проведения инвентаризации таков:

  • Собирается комиссия для её проведения – для этого руководитель издаёт соответствующий приказ (по форме ИНВ-22, образец прилагается к статье).
  • Выполняется инвентаризация.
  • Составляется опись по форме ИНВ-3 (смотрите образец), результаты которой подписываются членами комиссии.
  • Проводится сверка результата и данных учёта, составляется сличительная ведомость (образец также прилагается), по поводу расхождений составляются пояснительные документы.
  • Выполняется подведение итогов, делаются организационные выводы, с виновных взыскивается ущерб.

Оформление результатов

Видео (кликните для воспроизведения).

О том, какие документы необходимо будет заполнить, уже рассказано ранее, здесь же следует добавить, что итоговым документом станет ведомость по форме ИНВ-26, в которой будут подведены результаты проверки. На основании этой ведомости у сотрудников, ответственных за недостачу, запрашиваются объяснительные.

Если по итогам разбирательства какой-либо из них будет признан виновным, то ему делается уведомление о возмещении убытков, которые принёс его проступок предприятию.

Если он не возмещает убытки, но необходимо будет составить акт об отказе, после чего останется лишь взыскивать средства через суд – именно в его ходе и потребуются те документы, которые были описаны ранее, и небрежность в их оформлении не позволит призвать виновного к ответу.

Недостача денежных средств в кассе

Если организация работает с наличными денежными средствами, какой-то процент ошибок практически неизбежен. Особенно часты денежные несоответствия в фирмах, где движение кэша очень обширное, а ответственные за это лица часто меняются, например, в супермаркетах с большим количеством касс, крупных торговых центрах и т.п.

Рассмотрим, как в таких случаях правильно поступить руководству организации, что грозит не уследившему за частью денег кассиру, а также раскроем особенности проведения недостачи через бухгалтерский учет.

Кто может выявить недостачу

Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.

Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:

  • самим кассиром-операционистом;
  • сотрудником, исполняющим кассирские функции;
  • непосредственным начальством кассира;
  • инвентаризационной комиссией;
  • ревизором, проверяющим кассу;
  • учредителями или акционерами фирмы;
  • вышестоящим руководством;
  • аудиторами в ходе внешней проверки.

Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.

Виновен всегда кассир

Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.

Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.

КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.

Виды ответственности за недостачу

  1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.

ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

  • Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
  • Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
  • Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
    • кража – тайное присвоение чужого;
    • мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
    • растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
    • присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.
  • Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

    Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе

    Вид правонарушения Санкция Срок, сумма
    1. Кража Штраф До 80 000 руб. или в размере зарплаты или дохода за полгода
    Обязательные работы До 180 часов
    Исправительные работы От полугода до года
    Ограничение свободы До 2 лет
    Арест От 2 до 4 месяцев
    Лишение свободы До 2 лет
    2. Мошенничество Штраф До 120 000 руб. или в размере годичной зарплаты или других доходов
    Обязательные работы До 180 часов
    Исправительные работы От 6 месяцев до года
    Ограничение свободы До 2 лет
    Арест От 2 до 4 месяцев
    Лишение свободы До 2 лет
    3 Растрата, присвоение Штраф До 120 000 руб. или в размере годичного дохода
    Обязательные работы До 120 часов
    Исправительные работы До полугода
    Ограничение свободы До 2 лет
    Лишение свободы До 2 лет
    Читайте так же:  Сроки сдачи отчетности для ип на енвд

    ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.

    Порядок взыскания недостачи

    1. Обнаружение денежного несоответствия в кассе и в бумагах.
    2. Запрос объяснительной у кассира. В случае непредоставления или прямого отказа от ее составления – написание специального акта с подписью двух свидетелей.
    3. Издание руководством Приказа (распоряжения) о возмещении недостачи.
    4. У согласного на добровольное возмещение кассира сумму недостачи спишут с ближайшей зарплаты либо он сам внесет деньги в кассу. Можно договориться о рассрочке.
    5. При отказе кассира от возмещения или если сумма велика, руководство обращается в суд.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.

    Когда кассир не виноват

    Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:

    • стихийное бедствие, в результате которого касса была повреждена и средства утрачены;
    • другое действие неодолимой силы, независимой от кассира (ограбление, похищение средств при транспортировке или передаче в/из банка).

    В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.

    Как провести недостачу по бухгалтерии

    При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.

    В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.

    1. При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
      • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
      • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
      • дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
    2. Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
      • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
      • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
      • дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
    3. Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
      • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
      • дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.

    Учет и списание недостачи и порчи ценностей

    Отражение недостачи в учете

    Если в процессе заготовления, хранения и продажи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) будут выявлены их недостача или порча, то первоначально они отражаются на дебете счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счетов учета названных ценностей (10, 41, 50 и др.).

    По дебету счета 94 записываются:

    • по недостающим или полностью испорченным товарно-материальным ценностям — их фактическая себестоимость (стоимость по учетным ценам минус торговая наценка);
    • по недостающим или полностью испорченным основным средствам — их остаточная стоимость (первоначальная или восстановительная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации);
    • по частично испорченным материальным ценностям — сумма определившихся потерь.

    В ЗАО «Импульс» при инвентаризации была выявлена недостача материалов по учетным ценам на 300 руб. и основных средств, первоначальная стоимость которых составляет 15 000 руб. Сумма начисленной амортизации по недостающим основным средствам — 5 000 руб.
    В бухгалтерском учете «Импульса» сделаны проводки:

    Дебет 94 Кредит 10 — 300 руб. — отражена недостача материалов; Дебет 02 Кредит 01 — 5000 руб.; Дебет 94 Кредит 01 — 10 000 руб. (15 000 — 5 000) — отражена недостача основных средств.

    Исключениями, когда для отражения в учете недостач применяются другие счета, являются два следующих случая:

    1. Потери ценностей, возникшие в результате стихийных бедствий, сразу относятся на дебет счета 99 «Прибыли и убытки».

    2. Потери ценностей, выявленные при приемке ценностей, поступивших от поставщиков, а также их недостача сверх предусмотренных в договоре величин или порча отражаются по дебету счета 76.2 «Расчеты по претензиям». Виновникам потерь (поставщикам или транспортным организациям) предъявляется претензия в установленном законом порядке, с учетом условий договора. В случае отказа суда во взыскании с виновников вышеуказанных сумм потерь делается запись по дебету счета 94 и кредиту счета 76.2.

    [3]

    В старой инструкции по применению плана счетов было записано, что в торговых организациях, ведущих учет товаров по продажным ценам, на дебете счета 94 должна отражаться стоимость недостающих или испорченных товаров в оценке по вышеуказанным ценам.

    В новой инструкции эта запись отсутствует, и, следовательно, всем организациям предписано во всех случаях дебетовать счет 94 на фактическую себестоимость недостающих (испорченных) товаров. Поэтому при учете товаров по продажным ценам для отражения в учете недостачи (порчи) товаров следует делать следующие записи:

    Дебет 42 Кредит 41 — на сумму торговой наценки; Дебет 94 Кредит 41 — на фактическую себестоимость товаров.

    Учет недостачи прошлых лет

    На дебете счета 94 в корреспонденции с кредитом счета 98.3 «Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным за прошлые годы», отражаются также недостачи ценностей, выявленные в отчетном году, но относящиеся к прошлым отчетным периодам, однако только те суммы недостач, которые признаны материально ответственными лицами, или те, на которые имеется решение суда о взыскании суммы недостачи с виновных лиц.

    Одновременно на эти суммы дебетуется счет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и кредитуется счет 94. По мере погашения вышеуказанной задолженности кредитуется счет 91.1 «Прочие доходы» и дебетуется счет 98.3.

    Списание недостач

    Как мы уже отметили, выявленные недостача и порча ценностей в большинстве случаев первоначально записываются на дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем, после решения руководителя организации о том, за чей счет их списать, бухгалтер кредитует счет 94 и дебетует соответствующие счета.

    Читайте так же:  Ночные смены по трудовому кодексу

    По кредиту счета 94 отражается списание:

    • недостач ценностей, выявленных при заготовлении, в пределах предусмотренных в договоре величин — на счета учета материальных ценностей;
    • недостач ценностей, выявленных при хранении и продаже, в пределах норм естественной убыли — на счета по учету затрат на производство и расходов на продажу;
    • недостач ценностей сверх норм естественной убыли, потерь от порчи — в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
    • недостач ценностей сверх норм естественной убыли и потерь от порчи при отсутствии конкретных виновников, а также недостач и порчи товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков — на дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

    По кредиту счета 94 отражаются те же суммы, которые раньше были записаны на дебет данного счета. При этом на счета по учету затрат на производство (расходов на продажу), а также на счет 91 списывается стоимость недостающих или испорченных материальных ценностей по их фактической себестоимости.

    Списание потерь от недостач при хранении и транспортировке ценностей в пределах норм естественной убыли приравнивается к материальным расходам, подлежащим учету при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. Нормы естественной убыли, согласно подпункту 2 п. 7 ст. 254 НК РФ (в соответствии с Федеральным законом от 20.05.2002 № 57-ФЗ), должны быть утверждены в порядке, установленном Правительством РФ. Однако такой порядок пока не установлен, поэтому формально вышеуказанные расходы с 1 января 2002 года не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль. К тому же недостачи и потери нельзя отнести к экономически оправданным расходам, а одним из критериев признания расходов в целях главы 25 является их обоснованность, то есть экономическая оправданность (пункт 1 ст. 252 НК РФ).

    Порядок взыскания ущерба с виновных лиц

    Согласно статье 246 Трудового кодекса РФ, размер ущерба, причиненного организации работником при недостаче и (или) порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба (но не ниже остаточной стоимости имущества по данным бухгалтерского учета).

    Если сумма недостач и порчи, подлежащих взысканию с работников, превышает их учетную стоимость, то на разницу между этими показателями делается запись:

    Дебет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
    Кредит 98 «Доходы будущих периодов» субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»

    В дальнейшем, по мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы, указанная разница списывается пропорционально доле погашенной задолженности проводкой:

    Дебет 98.4 Кредит 91

    При инвентаризации в магазине, ведущем учет товаров по продажным ценам, выявлена недостача товаров по учетной стоимости 500 руб., в т.ч. торговая наценка — 100 руб. Руководитель магазина решил взыскать недостачу с материально ответственного лица по рыночным ценам в сумме 520 руб. Виновный работник внес в кассу магазина в погашение задолженности по недостаче 260 руб. (В данном примере не рассматривается порядок расчетов с бюджетом по НДС.)
    В бухгалтерском учете магазина будут сделаны проводки:

    Дебет 42 Кредит 41.2 — 110 руб. — отражение в учете недостачи товаров на сумму торговой наценки; Дебет 42 Кредит 41.2 — 400 руб. (500 — 100) — отражение в учете недостачи товаров на фактическую себестоимость товаров; Дебет 73.2 Кредит 94 — 400 руб. — отнесена выявленная недостача на материально ответственное лицо на фактическую себестоимость товаров; Дебет 73.2 Кредит 98.4 — 120 руб. (520 — 400) — отнесена выявленная недостача на материально ответственное лицо на разницу между взыскиваемой суммой и фактической себестоимостью товаров; Дебет 50 Кредит 73.2 — 260 руб. — внесены деньги в кассу в погашение задолженности по недостаче; Дебет 98.4 Кредит 91.1 — 60 руб. (120 * (260 : 520)) — списывается на доходы разница между взыскиваемой суммой и фактической себестоимостью товаров, относящихся к погашенной задолженности по недостаче.

    Если бы виновное лицо погасило всю сумму задолженности по недостаче (520 руб.), то вся сумма вышеуказанной разницы (120 руб.) была бы списана на доходы. Однако была погашена только половина долга, поэтому на доходы списывается такая же доля разницы (50%).

    Учет и взыскание недостачи товара и денег

    Ведение бизнеса всегда связано с материальным и финансовым риском как для компании, так и для её сотрудников. Одной из самых распространённых проблем является недостача. Она может представлять собой нехватку товара или денег в кассе финансовой организации. Руководитель должен постоянно контролировать состояние своих товарных позиций, чтобы к концу месяца не оказаться «в минусе». Большую роль в деле сохранения прибыли играет внутренний контроль на предприятии, а также регулярная проверка учётной документации.

    Причины возникновения недостачи

    Недостача – это результат выявления дефицита товаров, материальных ценностей, денег в кассе после проведения проверки. В 90% случаев она связана с тремя факторами:

    1. Ошибки в бухгалтерских расчётах. Неверно указанные данные в бухгалтерских документах приводят к возникновению ошибочных результатов в процессе осмотра товаров.
    2. Вина сотрудников. Невнимательность при кассовых расчётах – наиболее частая причина возникновения проблем с финансами в конце рабочего дня. Сюда же можно включить просчёты во время проведения инвентаризации. Не все продукты могут быть учтены во время осмотра, или наоборот, описанное количество не совпадает с реально выставленной продукцией.

    Учёт недостачи

    При инвентаризации может быть выявлен дефицит или излишек ценностей. В случае возникновения нехватки средств используется несколько вариантов учёта:

    1. Списание недостач на естественную убыль. В таком случае виновное лицо не устанавливается, составляется акт списания. Это допустимо, когда сумма ущерба не превышает установленных норм.
    2. Возмещение убытков виновным лицом. Если факт нарушения установлен, и нарушитель готов возместить причинённый ущерб, средства возвращаются после составления акта недостачи. Обычно это происходит в случае превышения допустимого порога убытков на предприятии.
    3. Отнесение возмещения к иным расходам организации.

    Если виновное лицо не в силах оплатить причинённые убытки, или в процессе судебного разбирательства вынесен отрицательный вердикт о взыскании с нарушителей. Ответственность за списание недостачи несут уполномоченные лица.

    Как происходит взыскание убытков

    Возмещение ущерба производится только после окончательного проведения инвентаризации. При этом необходимо соблюсти все правила процедуры:
    • до инвентаризации назначается специальная комиссия из нескольких человек — в случае отсутствия хотя бы одного члена комиссии, проведение проверки считается недействительным;
    • после проверки соответствия составляется опись, акт проведения инвентаризации, результаты заносятся в ведомость;
    • если нехватка средств или ценностей связана с деятельностью работника предприятия, виновное лицо уведомляют о результатах проведения сверки;
    • ущерб по вине сотрудника требует получения от него письменного объяснения.
    Читайте так же:  Обязан ли ип выдавать чек и какой штраф предусмотрен за нарушение кассовой дисциплины

    В заявлении сотрудник фирмы прописывает причины возникновения недостачи и высказывает свою позицию по предъявленной претензии.

    После выявления нехватки ресурсов по вине сотрудника организации составляется приказ о возмещении ущерба. Сотрудник знакомится с приказом, который должен быть издан в течение 30 дней с момента проведения проверки. Если работник согласен с вынесенным решением, он погашает убытки за свой счёт. Если — нет, дело рассматривается в судебном порядке.

    Как рассчитывается размер возмещения

    Некоторые работники категорически отказываются признать свою вину в возникновении разницы при проверке материальных ценностей. Недостача товара в таком случае возмещается через судебные органы.

    До обращения в инстанции руководитель организации должен быть уверен в правильности предъявленных претензий. Возместить ущерб в 100% объёме допускается только в нескольких случаях:
    1. Сотрудник причинил вред компании умышленно. Сюда включаются все преступные действия, в том числе хищение средств, товаров, порча инвентаря.
    2. При исполнении своих обязанностей работник был в состоянии алкогольного или наркотического опьянения. Факт должен быть доказан медицинским сотрудником (наличие справки о состоянии виновного лица обязательно).
    3. Сотрудник несёт полную материальную ответственность, и данное условие прописано в его трудовом договоре.

    В иных случаях сумма возврата не может превышать средний доход сотрудника в месяц. При подсчёте берутся во внимание все поступления от работодателя с поправкой на количество отработанных периодов.

    Взыскание осуществляется в частичном размере: не более 20% от заработной платы. В случае причинения крупного материального вреда ущерб может вычитаться в течение нескольких лет.

    Подсчёт убытков производится на дату причинения ущерба. Если точная дата причинения вреда не установлена, допускается возмещение вреда в расчёте на дату проверки. Учитываются только реальные (фактические) потери ценностей. Стоимость определяется исходя из рыночного значения на данный товар. Она не может опускаться ниже указанного в бухгалтерских документах порога.

    Судебное разбирательство: в каких случаях это актуально

    Если работник согласен с предъявленными претензиями, он обязан вернуть (полностью или частично) средства в течение 30 дней с момента подписания ознакомления с актом недостачи.

    Согласно статье 248 Трудового кодекса РФ, в случае, когда рабочие отказываются возмещать ущерб, директор вправе обратиться в судебные органы. Разбирательство следует начинать и при превышении срока выплаты: если с момента выявления дефицита прошло более 30 дней. Причиной обращения в суд также может стать желание работника уволиться после предъявленных обвинений в недостаче.

    Порядок взыскания средств с виновного лица устанавливается судом. Случаи, когда уполномоченный орган принимает решение не в пользу финансовой организации, не являются редкостью. Если по результатам проверки суд принял позицию руководства компании, списание средств со счёта работника происходит в принудительном порядке.

    Действия работника в случае фальсификации убытков компании

    Если работодатель пытается «повесить» на сотрудника недостачу, которая не была выявлена в процессе инвентаризации, это является мошенничеством. Работник вправе предъявить претензии компании, написав заявление в уполномоченные органы.

    Допускается отстаивать свои права и при нарушениях в процессе проведения инвентаризации. Например, комиссия присутствовала в неполном составе, работнику не сообщили о проведении проверки и не предъявили результаты её проведения.

    В качестве доказательств истец может привести следующие аргументы:

    • проводилась ли ранее проверка товарно-материальных ценностей, как оформлялось их оприходование, кто был ответственным лицом;
    • были ли ранее выявлены факты нарушения со стороны материально ответственных лиц;
    • отношение руководства к выполнению обязательств сотрудникам, в том числе, соблюдение работодателем своих обязанностей.

    Если компания неоднократно нарушила заключённый со специалистом трудовой договор, это может стать поводом предъявления необоснованного обвинения в недостаче.

    Увольнение по утрате доверия за недостачу

    Решение о мерах наказания специалистов принимает работодатель. В случае если работник халатно относился к своим обязанностям, неоднократно нарушал условия трудового договора, действовал исключительно в своих интересах, директор может принять решение об увольнении по утрате доверия.

    Статья 81 Трудового кодекса РФ, регулирующая процесс, включает обязательную запись в трудовой книжке о причине расторжения сотрудничества с работодателем. В большинстве случаев она затрудняет дальнейшее трудоустройство работника.

    [2]

    Решение об увольнении сотрудника по статье «Утрата доверия» принимается руководством компании в одностороннем порядке. Если сотрудник проявил себя в качестве добросовестного специалиста, ранее не допускал серьёзных нарушений, директор имеет право применить более лояльные методы наказания.

    Грозит ли работнику уголовная ответственность за недостачу в магазине

    При грубых нарушениях трудового договора наказание со стороны работодателя может быть в рамках Уголовного кодекса РФ. В частности, это относится к преднамеренному хищению средств или иных материальных ценностей компании, или их использование в личных целях с причинением крупного финансового ущерба.

    Работодатель вправе обратиться с заявлением в суд, если недостача возникла по вине работника в результате преднамеренных действий. К ним относятся административные и уголовные правонарушения, повлёкшие за собой причинение ущерба компании.

    В случае растраты в особо крупных размерах в отношении работника возбуждается уголовное дело по статье 160 Уголовного кодекса РФ. Дополнительно в качестве меры наказания может быть применено увольнение по статье 81 Трудового кодекса РФ.

    Возможно ли вернуть собственные средства после недостачи

    Иногда работодатель нарушает права сотрудников, удерживая процент за дефицит средств из заработной платы. По законодательству, решение о возмещении ущерба принимается только после проведения инвентаризации и согласия работника с её результатами.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Если виновное лицо не признаёт необходимость возместить ущерб, руководство не имеет права списывать недостачу со счёта работника или удерживать сумму из оплаты труда.

    При выявлении нарушения со стороны работодателя сотрудник имеет право обратиться в суд за решением вопроса. Если уполномоченный орган примет сторону истца, то директор обязан будет возместить удержанные с сотрудника средства в полном объёме.

    [1]

    Источники


    1. Торгашев, Г.А. Методика преподавания юриспруденции в высшей школе / Г.А. Торгашев. — М.: ГОУ ВПО «Российская академия правосудия», 2014. — 463 c.

    2. Пивоваров, Ю.С. История судебных учреждений России / Ю.С. Пивоваров. — М.: ИНИОН РАН, 2015. — 222 c.

    3. Петражицкий, Л.И. Теория права и государства в связи с теорией нравственности; СПб: Лань, 2013. — 608 c.
    4. Губина, И.Ю. Латинский словарь юридических терминов и выражений / ред. В.А. Минасова, И.Ю. Губина. — М.: Ростов н/Д: Феникс, 2017. — 320 c.
    5. Михайловская, И. Б. Суды и судьи. Независимость и управляемость / И.Б. Михайловская. — М.: Проспект, 2014. — 124 c.
    Учет и взыскание недостачи товара и денег
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here