Уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой

Главное по теме: "Уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой" с точки зрения профессионалов. Предлагаем статью с комментариями и выводами.

Уведомление о получении трудовой книжки

Если работник в день увольнения отказывается от получения трудовой книжки или отсутствует на рабочем месте, то в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан направить ему уведомление (извещение) о необходимости явиться за документом или выразить согласие на отправку его почтой.

Извещение нужно направить по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении или через курьерскую службу доставки.

Таким образом, наличие почтового уведомления (бланка о вручении, переданном работодателю курьерской службой) с личной подписью сотрудника, свидетельствующего о получении письма адресатом, обезопасит работодателя от штрафных санкций за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Уведомление должно содержать:

  • ФИО и адрес сотрудника;
  • наименование работодателя, направившего уведомление;
  • исходящий номер и дату;
  • в основном тексте должны быть указаны: дата увольнения работника, факт неполучения трудовой книжки, а также требование явиться к работодателю или выразить согласие на отправку документа почтой;
  • адрес для явки гражданина или направления ответа почтой, а также часы работы компании;
  • ФИО и подпись ответственного должностного лица.

Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку. Бланк

Здесь Вы можете ознакомиться с уведомлением работнику о необходимости получить трудовую книжку. Бланк для работы на кадровом участке. Соответствует трудовому законодательству по состоянию на 2019 г.

1 Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. Но иногда это сделать невозможно в связи с отсутствием работника. Согласно ст. 84.1 ТК РФ, в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку. Бланк

Правила перепечатки данного материала на другой сайт

Получить разрешение на перепечатку можно по e-mail

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде—

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Как выглядит уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой: образец установленной формы

Иногда работник уклоняется от получения трудовой книжки в установленные по закону сроки, несмотря на многочисленные предупреждения со стороны работодателя. Когда следует отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, образец документа представлен в этом материале.

Сроки выдачи уведомления

Трудовая книжка предъявляется при устройстве на работу в подтверждение стажа. Ее предоставляют в Пенсионный фонд РФ для установления стажа работы и положенных государственных отчислений.

Формуляр остается на ответственном хранении работодателя до момента оставления сотрудником своих обязательств.

При прекращении отношений со специалистом кадровый отдел возвращает формуляр сотруднику. Передать его необходимо лично в последний день исполнения должностных обязанностей. Если осуществляется перевод обязанности по выдаче документа не предусмотрено, достаточно внести запись на основании соответствующего приказа.

Ответственность за задержку и невыдачу трудовой книжки

Возврат трудовой книжки бывшему сотруднику подтверждается подписью в журнале учета документов строгой отчетности, а также личной карточке с указанием даты.

Если компания не передает трудовую книжку в законный срок, это влечет привлечение к административной ответственности.

Компенсация выплачивается до момента фактической передачи документа работнику.

Когда установлена вина в неполучении трудовой книжки со стороны работника, то переводить на другую должность или выплачивать компенсацию организация не обязана.

Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?

На практике вернуть трудовую книжку работнику иногда не представляется возможным в связи с его отсутствием в последний день работы. Также, как причина рассматривается умышленное уклонение сотрудником от получения формуляра.

При отказе в получении документа на руки в приказе об увольнении должна быть проставлена подпись кадрового работника или руководителя предприятия. Составляется акт об уклонении от получения трудовой книжки.

Незамедлительно на адрес уволенного сотрудника направляется уведомление об обеспечении явки на предприятие для получения документа. В письме указывается на возможность разрешить получение документа Почтой России.

Извещение вручается сотруднику лично, при этом на оповещении проставляется его подпись. Как вариант, если работник не является на предприятие, документ вкладывается в заказное письмо, желательно составление описи.

Как забрать трудовую книжку по почте?

Если работник не является в организацию в установленный срок, то он вправе направить письмо о согласии на направление трудовой книжки почтой. По просьбе сотрудника документ отправляется в течение 3 дней с момента получения уведомления Почтой России. Эта норма установлена ст.84.1 ТК РФ.

Законодательная база

Учет, хранение и выдача трудовых книжек ведется на основании требований нормативных актов:

Направили сотруднику уведомление о необходимости явиться для пояснений причин

длительного отсутствия на рабочем месте и в нем же указали о необходимости направить согласие на отправку трудовой книжки почтой, является ли это нарушением и освобождается ли работодатель от ответственности за задержку выдачи трудовой? Спасибо.

Ольга Александровна ст. 84.1. ТК РФ

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81

Читайте так же:  Как заполнять бланк заявления на возврат ндфл

То есть, работодатель вообще может не направлять уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, при увольнении за прогул?

Здравствуйте Ольга Александровна!

Статьей 362 ТК РФ предусмотрено, что руководители и иные должностные лица организаций, виновные в нарушении трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, несут ответственность в случаях и порядке, установленных ТК РФ и федеральными законами.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка – документ для определения соответствия претендента имеющейся вакансии, отметок профессионального роста, причин увольнения, права на страховую пенсию. В период действия контракта находится на хранении работодателя. Нарушение правил хранения, заполнения ведет к административной ответственности, признания записей не действительными. В день увольнения она должна быть выдана владельцу на руки.

Законодательная база

Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности, что означает обязательное соблюдение всех предписанных инструкций, правил, нормативных актов. Учет трудовых книжек ведется в книге учета движения, ответственным лицом является работник отдела кадров. В ней регистрируются формуляры работающих сотрудников, номера и серии, выданных дубликатов и новых бланков. На каждого работника заводится личная карточка, в которую вносятся все сведения, включая трудовые.

Заполнение, ведение, хранение книги учета движения регламентируется Постановлением Правительства «О трудовых книжках» в совокупности с Правилами ведения (с изменениями от 25.03.2013). Порядок заполнения личной карточки по форме № T-2ГС (МС) утвержден Постановлением Госкомстата от 5 мая 2001 года №1.

Отсутствие документа возможно по трем причинам:

Трудовая книжка при первом трудоустройстве оформляется в течение первых 7 рабочих дней в присутствии работника.

При утрате документа его владелец должен сообщить работодателю последнего места работы о случившемся без промедления. По его письменному заявлению в течение 15 дней должен быть выдан дубликат, в который переносятся все имеющиеся сведения. В таком же порядке происходит получение дубликата при порче книжки.

Наниматель делает отметку в трудовой книжке, если работник проработал не менее 5 дней. Все записи о должностных обязанностях, переводах дублируются в личной карточке под роспись лица, на которого оформлен документ.

Как надо оформлять увольнение в трудовой книжке

По окончании трудового соглашения все отметки, сделанные в формуляре, заверяются подписью ответственного лица, работодателя, печатью, подписью работника. В тех случаях, когда книжка велась на двух языках (русском и языке республики), заверяются оба варианта. Формулировки прекращения трудовых отношений должны соответствовать нормативным актам и иметь на них ссылку: положения Трудового Кодекса (статьи 84, 83), Федеральных законов.

Работник имеет право отказаться получать книжку при увольнении, если не согласен с формулировкой или обнаружил неточность. По его письменному заявлению работодатель обязан выдать новый формуляр, в котором продублированы все предыдущие записи. Период, в течение которого сотрудник не получил документ по вине работодателя, считается рабочим. Запись об увольнении фиксируется как недействительная. При выдаче документа делается новая запись на основании другого распоряжения. Промежуток времени между приказами оплачивается согласно окладу, тарифной сетке.

Работник в последний рабочий день может не расписаться в приказе об увольнении и получении книжки. Факт отказа актируется и подтверждается подписью трех свидетелей.

При невозможности выполнить процедуру увольнения из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте делается отметка в табеле учета. Если в течение 3 дней уволенный работник не объявился, ему отправляют уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении.

Правила составления уведомления

В законодательных актах нет точных формулировок, как поставить в известность сотрудника после увольнения, если трудовая книжка осталась у работодателя. Обращение составляется на основании общего порядка разрешения конфликтных ситуаций.

Во избежание штрафных санкций для компании и лично для работодателя необходимо на следующий после увольнения день составить извещение о получении документа уволенному сотруднику.

Образец уведомления чтобы забрать трудовую книжку при увольнении должен включать:

  • реквизиты компании;
  • личные данные уволенного;
  • причину обращения;
  • подпись работодателя.

Сообщение должно быть на фирменном бланке, иметь исходящий номер, где указана дата составления документа.

Личные данные обязаны соответствовать записи в трудовой книжке и в личной карточке. В причине письма необходимо указать:

  • с какого числа прекращены трудовые отношения;
  • почему (со ссылкой на нормативный акт);
  • мотивацию необходимости забрать персональный документ.

[2]

Необходимо предложить дать письменное согласие на пересылку формуляра по почте. Здесь же сообщается, что работодатель с данного времени не несет ответственности за задержку выдачи документа.

Оповещение составляется в двух экземплярах: один отправляется бывшему сотруднику, другой остается в его личном деле.

Способы передачи уведомления

Уведомления о трудовой книжке при увольнении посылаются почтовым извещением в виде заказного письма с описью вложения. Квитанция и копия вложения хранятся вместе с экземпляром оповещения. Адрес, по которому направляется письмо, должен быть взят из личного дела. Если таких адресов несколько – заказные письма отправляются по каждому адресу. Квитанции и описи вложения присоединяются к личному делу.

Без письменного разрешения владельца книжки пересылать ее по почте запрещено законом. Возможна выдача на руки доверенному лицу, имеющему на руках оформленную соответствующим образом нотариальную доверенность. Близкие родственники, супруги не имеют права получить персональный документ без такой доверенности.

Читайте так же:  Штраф за перевозку лишнего пассажира

Доверенность принимается в случае срочного призыва, отбывания наказания по решению суда. Закон разрешает командиру воинской части и начальнику колонии заверять подобные документы. При уведомлении на получение трудовой книжки при увольнении осужденные и солдаты-срочники могут дать письменное согласие на почтовое отправление документа.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Сотрудник, у которого истекло время действия контракта, в свой последний рабочий день должен обратиться в отдел кадров за трудовой книжкой. Он обязан расписаться в документе рядом с приказом об увольнении, в своей учетной карточке и журнале учета о получении формуляра на руки.

Исключение составляет смерть бывшего сотрудника: формуляр передается родственнику, предъявившему оригинал и копию свидетельства о смерти и свои паспортные данные под расписку. Если после смерти уволенного работника документ не был востребован, то на адреса из личной карточки отправляются заказные извещения. В образце уведомления о получении трудовой книжки при увольнении умершего обращаются к родственнику с предложением получить под расписку или дать письменное согласие на пересылку по почте.

При предоставлении доверенности, свидетельства о смерти разрешается поставить подпись в карточке учета и журнале посторонним лицам.

Что делать, если сотрудник не может получить трудовую книжку по той или иной причине

Обстоятельства, по которым важный документ не был выдан, могут быть различны:

  1. Объективные, не зависящие от работодателя и работника:
    – болезнь уволенного работника;
    – смерть;
    – отсутствие в месте нахождения предприятия (отпуск, призыв в армию, заключение под стражу);
    – стихийные бедствия, техногенные катастрофы.
  2. Субъективные: личное нежелание бывшего сотрудника из-за конфликтной ситуации с работодателем.

По закону в последний рабочий день должен быть издан приказ об увольнении, о чем делается отметка в книжке. Уволенный сотрудник обязан расписаться в карточке учета и журнале о выдаче ему документа. Расхождение с требованием закона происходит чаще всего при заключении срочных контрактов и при нарушениях корпоративной дисциплины постоянными сотрудниками.

Срочный контракт, заключенный на время замещения постоянного сотрудника, прерывается в день его выхода на работу. Временный работник может быть в это время на больничном, в отпуске. Вручить ему персональную книжку не представляется возможным. В образце уведомления о трудовой книжке при увольнении в таком случае обосновываются причины расторжения со ссылкой на приказ, просьба забрать документ.

Прогульщик, уволенный по статье, сотрудник, не согласный с аргументами работодателя о его сокращении, не забирают документ либо по халатности, либо из желания наказать работодателя и предприятие финансово. По прошествии времени не получивший формуляр на руки гражданин имеет право обратиться в суд с требованием материального и морального возмещения ущерба. Причина – невозможность устроиться на новую работу из-за своеволия работодателя. Наличие копии своевременно отправленного извещения, акта об отказе получить формуляр послужат контраргументом в судебном разбирательстве.

Образец уведомления о вручении трудовой книжки

Примерный образец уведомления о вручении трудовой книжки при увольнении как следует из статьи 84.1 ТК РФ:

[1]

  1. Наименование организации/компании в соответствии с государственной регистрацией.
  2. Фамилия, имя, отчество получателя.
  3. Адрес регистрации получателя.
  4. Регистрационный номер и дата исходящего документа.
  5. Обращение к получателю по имени, отчеству.
  6. Указание на обязанность работодателя выдать трудовую книжку при окончании соглашения со ссылкой на норму закона.
  7. Напоминание, что договор расторгнут на основании приказа (номер и дата).
  8. Просьба забрать документ в отделе кадров (адрес, часы и дни работы) или дать письменное согласие на пересылку почтовым отправлением.
  9. Сообщение, что со дня отправки уведомления по почте, предприятие не несет ответственности за несвоевременную выдачу формуляра.
  10. Личная подпись работодателя.

Трудовая книжка – один из основных документов гражданина РФ. Законом предусмотрено наказание за задержку формуляра при расторжении трудовых отношений. На практике выдача может задерживаться по независящим от уволенного работника причинам или по его желанию.

Руководитель компании во избежание наложения денежного штрафа на себя и компанию по возмещению материального и морального ущерба должен своевременно проконтролировать отправку уведомления бывшему сотруднику. Извещение должно быть отправлено заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении лично в руки. Второй экземпляр, квитанция и опись вложения сохраняются в личном деле. В случае неполучения документа он хранится в специальном сейфе на протяжении 75 лет.

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой

uvedomlenie.jpg

Похожие публикации

Пока сотрудник работает в компании, его трудовая книжка хранится в организации. Но когда он увольняется, у работодателя возникает обязанность своевременно вернуть ему этот документ. Однако не всегда это просто сделать. Иногда работник намеренно или в силу обстоятельств не спешит забирать свою «корочку». В таких случаях ему необходимо отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Требование закона о возврате трудовой книжки

Трудовой кодекс РФ установил краткий срок для передачи трудовой книжки сотруднику, покидающему организацию. По общему правилу (статья 84.1 ТК РФ), работодатель обязан вернуть ее гражданину в день увольнения. Документ должен содержать четкую формулировку о причине расторжения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт 77-й статьи ТК РФ.

О получении своей трудовой книжки увольняющийся расписывается в личной карточке и журнале регистрации трудовых книжек (п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, работодателю нужно направить ему письменное уведомление о необходимости это сделать. Это поможет ему избежать материальной и административной ответственности за задержку документа.

Нерасторопная компания будет материально отвечать перед работником, если без книжки тот не сможет вовремя трудоустроиться и получать зарплату на новом месте. В этом случае он вправе потребовать компенсации недополученных доходов от прежнего работодателя (ст. 234 ТК РФ). Ее рассчитают исходя из количества рабочих дней, прошедших со дня увольнения и до момента выдачи трудовой книжки, и среднего заработка гражданина на последнем месте работы.

Административная ответственность бывшего работодателя может наступить в соответствии со ст. 5.27 КоАП. Максимальный штраф для юридического лица по данной статье составляет 50 тысяч рублей, для должностных лиц и ИП — 5 тысяч рублей.

Уведомление о явке за трудовой книжкой: образец документа

Уведомление следует отправить сотруднику заказным письмом вместе с почтовым уведомлением о вручении послания и описью вложения (чтобы лишить его возможности утверждать, что письма в конверте не было).

Видео (кликните для воспроизведения).

Шапка документа должна содержать реквизиты организации-отправителя и данные о работнике-получателе – его ФИО и адрес. Также следует проставить дату и исходящий номер.

В уведомлении бывшему работнику нужно предложить:

  • либо явиться за трудовой книжкой самостоятельно;
  • либо разрешить переслать ее по почте (без согласия владельца книжки делать это запрещено).

Чтобы без труда составить уведомление о вручении трудовой книжки, образец его содержания можно использовать такой:

Читайте так же:  Свидетельство о допуске транспортного средства к перевозке опасных грузов

uvedomlenie_obrazec.jpg

Документ подписывается ответственным лицом и заверяется печатью предприятия.

Уведомление о получении трудовой книжки

В день прекращения трудового договора с работником работодатель обязан не только произвести с ним окончательный расчет, но и выдать документы, связанные с работой. В первую очередь речь идет о возврате работнику трудовой книжки (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Если этого не сделать, работодателю и его должностным лицам грозит административная ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • предупреждение или штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей;
  • штраф на работодателя-ИП – от 1 000 до 5 000 рублей;
  • штраф на работодателя-организацию – от 30 000 до 50 000 рублей.

Напомним также, что работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им заработок (как за время вынужденного прогула), поскольку задержка выдачи работнику трудовой книжки рассматривается как случай незаконного лишения лица возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ).

Но одно дело, когда работник в день увольнения присутствует на своем рабочем месте. А если его нет или работник отказывается от получения трудовой книжки? Для того, чтобы избежать ответственности за невыдачу работнику трудовой книжки, ему нужно направить письменное уведомление.

Образец уведомления работнику для получения трудовой книжки приведем в нашей консультации.

Составляем уведомление сотруднику о получении трудовой книжки

Уведомление на получение трудовой книжки при увольнении составляется в произвольной форме. Цель уведомления – указать бывшему работнику о готовности работодателя выдать трудовую книжку. В связи с этим работодатель в письме бывшему работнику просит об одном из двух:

  • или явиться за трудовой книжкой;
  • или разрешить ее отправку по почте.

Само уведомление незамедлительно направляется работнику по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Адрес для отправки письма – это адрес места жительства бывшего работника, указанный в трудовом договоре, если, конечно, в договоре не указан иной адрес для обмена корреспонденцией.

[3]

Подтвердив дату отправки уведомления, работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу трудовой книжки в день увольнения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Приведем для уведомления на получение трудовой книжки образец заполнения.

Примерная форма уведомления работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Настоящая форма разработана в соответствии с ТК РФ.

[ Бланк (угловой штамп) организации,

дата, регистрационный номер ]

[ Ф. И. О. работника ]

адрес: [ вписать нужное ]

Уведомление работника
о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте

Настоящим уведомляем Вас о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте в связи с прекращением [ число, месяц, год ] трудового договора, заключенного между Вами и [ наименование организации-работодателя ].

В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы). Однако, в последний день работы трудовую книжку выдать Вам не представилось возможным по причине Вашего отсутствия на рабочем месте.

Учитывая изложенное, просим Вас явиться за трудовой книжкой в отдел кадров [ наименование организации-работодателя ], расположенный по адресу: [ вписать нужное ], режим работы: [ вписать нужное ] либо дать согласие на отправление ее по почте.

Одновременно доводим до Вашего сведения, что в соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации со дня направления указанного уведомления [ наименование организации-работодателя ] освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

[ число, месяц, год ]

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма уведомления работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте

Разработана: Компания «Гарант», июль 2013 г.

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день его увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Однако бывают ситуации, когда выдать сотруднику трудовую книжку в этот день невозможно, к примеру, из-за отсутствия работника на работе или его отказа от получения трудовой книжки на руки.

Что делать, если работник не приходит за трудовой книжкой

В таких случаях организация обязана направить сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила)).

Уведомление необходимо отправить ценным письмом с описью вложения или любым другим удобным способом, позволяющим доказать факт его отправки (Письмо Минтруда от 10.04.2014 N 14-2/ООГ-1347 ).

Приведем образец такого уведомления.

Зачем иметь доказательство факта отправки уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой

Дело в том, что если работодатель вовремя не выдаст экс-работнику трудовую книжку, то ему придется (ст. 234 ТК РФ, п. 35 Правил):

  • возместить работнику заработок, который тот не получил из-за задержки выдачи трудовой;
  • изменить дату увольнения.

Кроме того, работодателю грозит штраф за нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ).

Но работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки со дня направления ему уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой (ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил).

Уведомление об отправке трудовой книжки по почте

Как мы уже сказали выше, направляя работнику уведомление, работодатель просит либо явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на ее отправку по почте. А все по причине того, что без согласия работника отправить трудовую книжку по почте работодатель не имеет право (п. 36 Правил). Что же касается сроков отправки трудовой книжки после получения согласия на ее пересылку, то, по мнению Росструда, сделать это нужно сразу же после получения согласия от работника (Вопрос № 1 Обзора актуальных вопросов от работников и работодателей за март 2018 года).

Уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой

Возможна ситуация, когда уволенный работник не хочет или не может получить трудовую книжку (например, он не согласен с увольнением, уехал, заболел и поэтому не является на работу). Если кадровик вовремя не вручит работнику трудовую книжку, фирме не избежать не только административного наказания, но и обязанности оплатить работнику время за задержку выдачи трудовой книжки. Однако выход из ситуации, как и каким способом передать данный документ, все же есть.

Прекращаем трудовой договор

Трудовые отношения с работником заканчиваются расторжением трудового договора. Как же это сделать, если до работника невозможно довести сведения об увольнении?

Читайте так же:  Регистрация замены двигателя в гибдд

Днем прекращения трудового договора считается последний день работы сотрудника. Исключением являются случаи, когда он фактически не работал, но за ним, в соответствии с a href=»/dok/law/»>трудовым
*(1) утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
*(2) ст. 84.1 ТК РФ
*(3) ст. 5.27 КоАП РФ; пост. Верховного Суда РФ от 10.10.2011 N 4-АД11-8
*(4) ст. 84.1 ТК РФ
*(5) ст. 140 ТК РФ
*(6) ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
*(7) ст. 234 ТК РФ
*(8) п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила)
*(9) п. 35 Правил
*(10) определения Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 26.10.2012 N 18-КГ12-37, Московского городского суда от 07.10.2010 N 33-31515
*(11) апелляционные определения Забайкальского краевого суда от 19.06.2012 N 33-1846-2012, от 10.04.2012 N 33-1116-2012
*(12) кассационное определение Верховного Суда Республики Калмыкия от 12.01.2012 N 33-18/2012
*(13) п. 43 Правил; ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку и расчет. Бланк

Правила перепечатки данного материала на другой сайт

Получить разрешение на перепечатку можно по e-mail

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде—

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Суд: нельзя требовать от работника явиться за трудовой книжкой в другой город

perhapzz / Depositphotos.com

Работник обратился в суд, требуя от работодателя в том числе компенсации за задержку трудовой книжки.

Напомним, что согласно ст. 84.1 Трудового кодекса в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Если сделать это невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (апелляционное определение Свердловского областного суда от 14 августа 2018 г. по делу № 33-14260/2018).

В рассматриваемом случае место работы работника отличалось от места, где работодатель хранил его трудовую книжку. В связи с этим работодатель вместо выдачи трудовой книжки в день увольнения направил работнику уведомление с предложением явиться по месту хранения его трудовой книжки или дать согласие на ее направление по почте. В результате свою трудовую книжку работник получил только через месяц после увольнения.

Суд признал такие действия работодателя нарушением. Судьи отметили, что законом предусмотрено только два случая, когда работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте: в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения. В данном же случае работник в день прекращения трудового договора находился на своем рабочем месте, от получения трудовой книжки не отказывался. Именно работодатель должен был обеспечить получение работником трудовой книжки, а не наоборот. Обязанность по получению трудовой книжки в другом городе у работника отсутствовала.

Можно ли выдать трудовую книжку работника третьего лицу по доверенности, узнайте в «Энциклопедии решений» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

В итоге суд взыскал с работодателя не полученный работником заработок за период задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки в соответствии со ст. 234 ТК РФ.

Однако представлена в правоприменительной практике и иная точка зрения. Если место хранения трудовой книжки и место работы, где находился сотрудник в день увольнения, не совпадают, констатируется невозможность выдачи документа. Если работодатель направил работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой по месту ее хранения либо дать согласие на отправление ее по почте, ответственности за задержку он не несет (определения Челябинского областного суда от 8 августа 2017 г. № 11-10244/2017, Белгородского областного суда от 20 декабря 2016 г. № 33-5709/2016, Томского областного суда от 26 февраля 2016 г. № 33-696/2016, Обзор вопросов с портала «Онлайнинспекция.РФ» за апрель 2018 года).

Как правильно оформить и отправить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении?

При стандартной процедуре расторжения трудового договора с сотрудником никакие уведомления отправлять не требуется. Это может понадобиться только в случае, если работник в силу определенных причин не получил трудовую книжку на руки при увольнении. Отправка уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой или о предоставлении согласия на отправку ее почтой позволяет работодателю избежать ответственности за нарушение норм трудового права.

Какими правовыми нормами регулируется

Вся процедура расторжения трудового договора с сотрудником строго регулируется Трудовым кодексом. Это сделано для недопущения злоупотреблений со стороны работодателя и сотрудника при расторжении трудового договора.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .
  • Регионы: +7 (800) 600-36-17 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Трудовая книжка передается работодателю на хранение при приеме сотрудника на работу (на основании ст. 65 ТК РФ). Работодатель обязан выдать документ только после расторжения с работником трудового договора.

Трудовой договор расторгается как по инициативе работодателя, так и по желанию сотрудника или по соглашению сторон. Но независимо от этого действует общий порядок увольнения. Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса, сотрудник должен получить в последний рабочий день все заработанные им деньги за период работы (в частности, зарплату, компенсацию неиспользованного отпуска и, если это предусмотрено, – выходное пособие).

Помимо Трудового кодекса, процедура ведения, хранения и заполнения трудовых книжек регламентируется Правилами Постановления Правительства от №225 и Инструкцией Минтруда от 2003 года.

Согласно п. 36 Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 2003 года №225, бывшему сотруднику должно быть направлено пись­мен­ное уведомление о необ­хо­ди­мо­сти по­лу­чить тру­до­вую книж­ку, если он не сделал этого при увольнении.

В каких случаях требуется

На основании трактования норм Трудового кодекса ст. 84.1, подготовка и отправка работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку нужна в случае, если он не мог в последний рабочий день получить документ:

  • по личным мотивам;
  • в результате возникновения обстоятельств, на которые стороны не могли оказать никакого влияния.

Приведем перечень типовых ситуаций, требующих отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку:

  1. Сотрудник отсутствовал на работе в последний рабочий день, трудовой договор с ним расторгнут.
  2. Работник, несмотря на увольнение, отказался от получения трудовой книжки по своим соображениям.
  3. При увольнении осужденного сотрудника: он должен дать согласие на пересылку трудовой или получение ее доверенным лицом. В последнем случае необходима доверенность на представление интересов, которую вправе заверить начальник колонии (по ст. 185 ГК).
  4. При увольнении сотрудника, который был призван для прохождения военной службы. Трудовой договор с ним расторгается автоматически на основании ст. 83 ТК.
  5. В случае смерти работника. При этом уведомление направляется в адрес одного из родственников.
Читайте так же:  Сколько длится отпуск у педагогических работников

Когда уведомление направлено, с работодателя снимается ответственность за невыдачу трудовой книжки.

Стоит учесть, что в уведомлении работодатель не только оповещает сотрудника о необходимости явиться за трудовой книжкой, но и спрашивает его согласия на отправку трудовой заказным письмом с описью вложения.

При этом, согласно п. 36 Правил №255 от 2003 года, отправка трудовой книжки почтой без предварительного согласия работника не допускается.

Как составить

В законодательстве лишь в общих чертах регулируется порядок действий работодателя в случае отказа сотрудника от получения трудовой книжки или при невозможности забрать ее лично. Но образцы необходимых документов, которыми следует руководствоваться работодателю при отправке уведомления, здесь не приведены. Нет их не только в Трудовом кодексе, но и в Правилах №225, и в Инструкции №69. Поэтому работодатель составляет уведомление в свободном формате, но с учетом положений ст. 84.1 Трудового кодекса.

В уведомлении в адрес сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку нужно прописать такие сведения:

  1. Дата составления и исходящий номер документа (согласно внутренней системе нумерации).
  2. Фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым расторгли трудовой договор, и его адрес.
  3. Сообщение о том, что с сотрудником расторгли трудовой договор.
  4. Дата прекращения трудовых отношений.
  5. Указание на необходимость забрать трудовую книжку, которая осталась на предприятии.
  6. Адрес, по которому она хранится, и время, когда можно забрать документ.
  7. Просьба предоставить письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте.
  8. Должность уполномоченного лица от имени работодателя, его подпись и расшифровка.
  9. Печать работодателя (при ее наличии).

На­ли­чие всех указанных рек­ви­зи­тов поз­во­лит утвер­ждать, что сотрудник был должным образом уведомлен о необходимости забрать трудовую книжку.

Сроки оформления уведомления

Работодатель обязан отдать трудовую книжку работнику, который не получил ее при увольнении, в течение 3 дней после поступления от него такого заявления. Но если трудовая книжка была утрачена работодателем, то на него возлагается ответственность за выдачу ее дубликата.

Как правильно отправить

Уведомление допускается направить в адрес работника одним из следующих способов:

  1. «Почтой России» – желательно сделать отправление посредством ценного письма с описью вложения. Само уведомление о вручении не нужно, так как отслеживание движения письма возможно по трек-номеру с помощью электронных сервисов.
  2. Собственной курьерской службой компании или сторонней курьерской компанией. Подтверждением отправки уведомления станет подпись сотрудника в накладной или специальной ведомости.

Ответственность за неотправку

Независимо от причины, по которой работодатель не выдал трудовую книжку, от наличия или отсутствия его вины в этом за нарушение положений Трудового кодекса предусмотрено наказание. Оно содержится в ст. 5.27 КоАП РФ.

По ст. 234 КоАП предусматривается компенсация за невыдачу трудовой книжки в пользу сотрудника. Ее размер определяется на основании неполученного заработка за период с момента увольнения до передачи физлицу документа.

Негативные последствия для работодателя наступают, только если он не отправил сотруднику уведомление о выдаче трудовой книжки. Такой порядок действий допустим, если сотрудник уклоняется от получения трудовой книжки или не имеет возможности явиться за ней лично. Порядок действий прописан в ст. 84.1 Трудового кодекса.

Но если же работодатель умышленно не выдает трудовую книжку работнику, то ему грозит ответственность. Работник вправе обратиться в суд, а также с жалобой на действия компании в трудовую инспекцию.

В случае если работодатель так и не отправил уведомление, то, согласно ст. 234 Трудового кодекса и п. 35 Правил №225, он должен придерживаться такого порядка действий:

  1. Издать новый приказ о расторжении трудового договора. Приказ издается на день получения сотрудником трудовой книжки или день отправки уведомления .
  2. Если в трудовой книжке уже содержится запись об увольнении сотрудника, то работодателю следует ее аннулировать и признать недействительной. Затем вносится запись с другой датой увольнения.
  3. Сотруднику возмещается весь недополученный им заработок за период задержки с выдачей трудовой книжки. Средний заработок определяется как среднедневной заработок, умноженный на количество дней до момента получения трудовой книжки или до дня отправки уведомления (такая позиция содержится в судебной практике).

Таким образом, работодатель несет материальные потери в случае неотправки уведомления в размере среднего заработка сотрудника за каждый день просрочки.

Таким образом, уведомление о трудовой книжке при увольнении составляется в случае, если этот документ не выдали непосредственно при расторжении трудового договора в последний рабочий день. Работодатель должен учесть два важнейших требования при отправке уведомления: в него следует включить требование о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой; уведомление должно быть отправлено способом, который бы обеспечил доказательства его получения сотрудником. Если работодатель не отправит уведомление и задержит трудовую книжку физлицу, то на предприятие накладываются комплексные санкции: это штраф за нарушение трудового законодательства по КоАП РФ и дополнительные выплаты в адрес сотрудника из-за необходимости изменения даты увольнения.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Видео (кликните для воспроизведения).

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источники


  1. Маранц, Ю. В. Постатейный комментарий к Федеральному закону «О судебной системе Российской Федерации» / Ю.В. Маранц. — М.: Юстицинформ, 2014. — 120 c.

  2. Гусов, К.Н. Комментарий к трудовому кодексу Российской федерации (вводный); М.: ВИТРЭМ, 2013. — 240 c.

  3. Баршев, Я. Историческая записка о содействии Второго Отделения Собственной Его Императорского Величества Канцелярии развитию юридических наук в России / Я. Баршев. — Москва: СИНТЕГ, 2011. — 245 c.
  4. Волеводз, А. Г. Международный розыск, арест и конфискация полученных преступным путем денежных средств и имущества (правовые основы и методика) / А.Г. Волеводз. — М.: Юрлитинформ, 2015. — 477 c.
  5. Виктор, Дмитриевич Перевалов Теория государства и права 5-е изд., пер. и доп. Учебник и практикум для прикладного бакалавриата / Виктор Дмитриевич Перевалов. — М.: Юрайт, 2016. — 690 c.
Уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here